Zum Hauptinhalt springen
stakk

02Leistung

Software, die Ihren Prozess abbildet, nicht den eines Standard-Tools.

Viele Standardlösungen können fast, was Sie brauchen. „Fast“ ist genau das Problem. Eine repräsentative Bitkom/ZDH-Umfrage hat 2022 ergeben, dass 81 Prozent der Handwerksbetriebe Marktangebote für überdimensioniert halten, ein Befund, der für den Mittelstand insgesamt zutrifft. Wenn Ihr Workflow eigen genug ist, dass kein SaaS-Tool wirklich passt, bauen wir Ihnen die Anwendung dafür: vom Kundenportal über das interne Steuerungs-Dashboard bis zur branchenspezifischen Plattform. Pauschalpreis statt Per-User-Lizenz, der Code gehört Ihnen, kein Lock-in.

01Für wen

  • Mittelständler, die einen eigenen Prozess als digitalen Vorteil festigen wollen
  • Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe, denen Standardsoftware zu starr oder zu teuer pro Nutzer ist
  • Unternehmen, die SaaS-Tools an die Grenze gefahren haben
  • Teams, die ein internes Tool brauchen, das ihre Realität abbildet

02Das Problem

Was Sie das heute schon kostet.

Sie haben drei, vier SaaS-Tools nebeneinander, zwischen denen Daten manuell wandern, und für die letzten 10 Prozent Ihres Prozesses immer noch eine Excel daneben. Per-User-Lizenzen wachsen mit jeder Einstellung, der entscheidende Workflow passt in keine fremde Schablone. Irgendwann arbeiten Sie für die Software, statt dass sie für Sie arbeitet.

Matrix

Wie oft es auftritt x Workaround-Aufwand

Aufgaben einsortieren, um Automatisierungs-Hebel sichtbar zu machen. Der akzentuierte Quadrant markiert die ergiebigsten Quick Wins.

Quick Wins

Hohe Frequenz, hoher Aufwand — hier anfangen

  • Workflow muss sich nach dem Tool richtenF4 / A3
  • Per-User-Pricing skaliert mit jeder EinstellungF4 / A4
  • Integration in Bestandssysteme umständlichF3 / A4

Optional

Hohe Frequenz, geringer Aufwand — nice-to-have

  • Tool muss an Mitarbeiter verkauft werdenF3 / A2
Vier typische Reibungspunkte mit Standard-Software, nach Häufigkeit und Workaround-Aufwand (Einordnung stakk aus Erstgesprächen).

03Vorher / Nachher

Was sich messbar ändert.

Standard-Tool vs eigene App im Vergleich

Kostenmodell

Standard-SaaS

Per-User-Pricing, z. B. 30–40 € pro Nutzer und Monat, wächst mit jeder Einstellung.

Custom Web-App

Pauschalpreis je Projektphase, kein Per-User-Pricing. Kosten skalieren nicht mit der Mitarbeiterzahl.

Passung zum Workflow

Standard-SaaS

90 Prozent passen, die letzten 10 Prozent erzwingen Anpassung Ihres Prozesses an das Tool.

Custom Web-App

Bildet exakt Ihren Prozess ab, auch die über Jahre gewachsenen Ausnahmeregeln.

Compliance-Updates

Standard-SaaS

Inklusive: E-Rechnung, GoBD, Lohnthemen kommen automatisch mit.

Custom Web-App

Selbst zu pflegen, deshalb empfehlen wir bei reinem Compliance-Druck oft Standard oder Hybrid.

Eigentum an Code & Datenmodell

Standard-SaaS

Nein. Code, Datenmodell und Export bleiben beim Anbieter.

Custom Web-App

Ja. Repository, Datenmodell, API-Verträge und Migrations-Skripte gehören Ihnen.

Skalierung mit Nutzerwachstum

Standard-SaaS

Kosten steigen mit jeder zusätzlichen Lizenz.

Custom Web-App

Fix. Mehr Nutzer erhöhen die Lizenzkosten nicht.

Lock-in-Risiko

Standard-SaaS

Hoch: Datenexport-Friktion, Preiserhöhungen typisch 5–15 % pro Jahr.

Custom Web-App

Gering: Hosting-Ort wählbar, verbreiteter Stack, von anderen Entwicklern wartbar.

04So arbeiten wir

Vom ersten Gespräch zur laufenden Lösung.

  1. 2–4 Wochen

    Discovery

    Anforderungsanalyse, Prozesse dokumentieren, Lastenheft.

  2. 2–4 Wochen

    UX & Konzept

    Informationsarchitektur, Wireframes, klickbarer Prototyp.

  3. 1–2 Wochen

    Tech-Setup

    Technologiewahl, Datenmodell, Hosting-Architektur.

  4. 6–20 Wochen

    Sprints

    Agile Entwicklung in 2-Wochen-Zyklen mit Reviews.

  5. 2–4 Wochen

    Testing

    Funktionales Testing, Last-Test, Security, Abnahme.

  6. laufend

    Go-Live

    Produktivbetrieb, Monitoring, Wartung, Weiterentwicklung.

Die 6 Phasen einer Web-App-Entwicklung, von Discovery bis Go-Live. Gesamtdauer typisch 16–36 Wochen.

05Lieferumfang & Ergebnis

Was Sie bekommen — und was Sie danach haben.

Konkret enthalten

  • Kundenportale, interne Steuerungs-Tools, Branchenlösungen
  • Moderner Stack: Next.js, TypeScript, PostgreSQL
  • Authentifizierung, Rollen, mehrmandantenfähig
  • Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen (CRM, ERP, DATEV)
  • Pauschalpreis statt Lizenzkosten pro Nutzer und Monat
  • Hosting und Betrieb auf Wunsch inklusive

Was Sie danach haben

  • Software, die exakt zu Ihrem Prozess passt
  • Wartbarer Code, der auch in fünf Jahren noch lesbar ist
  • Keine Lizenzkosten pro Nutzer, die mit Ihnen wachsen
  • Ein digitaler Baustein, der Ihr Geschäft differenziert

06Was es kostet

Ehrliche Größenordnungen.

Kostenspanne

Spannweite je Position. Akzent markiert den typischen Wert.

  • Kleine Tools

    2.500 EUR – 10.000 EUR

    typisch 6.000 EUR

  • Web-App mit DB

    2.500 EUR – 30.000 EUR

    typisch 15.000 EUR

  • Komplexe Systeme

    30.000 EUR – 120.000 EUR

    typisch 70.000 EUR

Typische Kosten-Spannen für Custom Web-Apps im Mittelstand 2026 (Erfahrungswerte stakk, keine repräsentative Studie).

Rechnet sich das?

Rechnen Sie Ihre 3-Jahres-TCO selbst durch.

Rechnen Sie es selbst durch, ohne uns dafür kontaktieren zu müssen, sofort und ohne E-Mail. Geben Sie Nutzerzahl, heutige Lizenzkosten pro Monat und geschätzte Entwicklungskosten ein und sehen Sie die 3-Jahres-TCO von Standard-SaaS gegenüber einer eigenen App plus Break-even. Faustregel: Unter rund 15 Nutzern gewinnt meist Standard, ab 15 bis 20 Nutzern oder mehr als 800 EUR Monatslizenz kippt die Rechnung.

Rechner

Standard vs. Custom: 3-Jahres-Kosten

Vier Werte. Live-Berechnung. Ohne Anmeldung.

Standardsoftware, 3 Jahre

38.400 €

Custom Web-App, 3 Jahre

74.690 €

48.500 € initial + 8.730 € Wartung p.a.

Empfehlung

Standardsoftware bleibt günstiger

Mehrkosten Custom: 36.290 €

Annahmen: Custom-App ab 35.000 EUR + 4.500 EUR pro nicht-trivialer Integration, Wartung 18 % p.a. SaaS-Kosten skalieren linear mit der Mitarbeiterzahl. Werte sind Indikatoren, kein verbindliches Angebot.

Vergleich

StandardsoftwareCustom Web-App

  • Start (0 Monat)

    Standardsoftware

    800

    Custom Web-App

    12.000

  • Break-Even ca. Monat 35 (≈ 34)

    Standardsoftware

    85.200

    Custom Web-App

    86.000

  • Ende (35)

    Standardsoftware

    89.400

    Custom Web-App

    87.200

kumulierte Kosten (EUR) . Monat

3-Jahres-Kostenverlauf: Per-User-SaaS vs. eigene Web-App für einen 25-MA-Betrieb (Beispielrechnung, Annahmen).

FAQ

Häufige Fragen.

Was kostet eine Custom Web-App?
Realistisch starten kleinere interne Tools bei rund 15.000 €. Größere Plattformen liegen im fünf- bis sechsstelligen Bereich. Wir machen vor jedem Projekt eine belastbare Budget-Indikation.
Bekommen wir den Code?
Ja. Sie sind Eigentümer des Codes. Wir übergeben das Repository, dokumentieren das Deployment und können bei Bedarf einen Knowledge-Transfer mit Ihrem Team machen.
Was, wenn sich später Anforderungen ändern?
Dann erweitern wir die App. Genau dafür ist sie gebaut: damit Änderungen am Geschäft auch in der Software ankommen, ohne dass jedes Mal alles neu wird.
Wann lohnt sich eine eigene App gegenüber Standardsoftware?
Sobald Sie mehr als 15–20 Nutzer haben oder einen Prozess, den kein Standard-Tool sauber abbildet, kippt die Rechnung. Per-User-Lizenzen skalieren mit jeder Einstellung mit, eine eigene App nicht. Wir gehen das in einer ehrlichen Erstanalyse mit Ihnen durch.
Wie lange dauert die Entwicklung einer Custom Web-App?
Eine produktive erste Version (MVP) mit klar definierten Kernfunktionen ist in der Regel in 8 bis 12 Wochen realisierbar, eine vollständige Geschäftsanwendung in 3 bis 6 Monaten. Wir arbeiten in zweiwöchigen Sprints, jede Iteration liefert etwas Sichtbares zum Ausprobieren. Der häufigste Verzug entsteht nicht durch Technik, sondern durch fehlende oder zu späte Entscheidungen auf Ihrer Seite, deshalb planen wir Ihre Mitarbeit von Anfang an ein.
Was muss ich als Auftraggeber selbst leisten?
Eine Web-App-Entwicklung ist kein Outsourcing, bei dem am Ende ein fertiges Produkt ankommt. Sie sind in jeder Phase gefragt: in der Discovery die Prozesse beschreiben und die richtigen Köpfe in den Raum holen, im Design Prototypen freigeben, in den Sprints Reviews besuchen und Feedback innerhalb von 48 Stunden geben. Für ein viermonatiges Projekt sind das realistisch 60 bis 100 Arbeitsstunden auf Ihrer Seite.
Können wir eine eigene App neben unserer Standardsoftware betreiben?
Ja, das ist häufig der richtige Weg, wir nennen es Hybrid-Modell. Das Hauptsystem (DATEV, ein ERP, ein CRM) bleibt Standard und liefert die Compliance-Updates mit, eine schlanke eigene Schicht baut nur das, was der Standard nicht abbildet, und tauscht Daten über dokumentierte Schnittstellen aus. In unseren Projekten fahren rund 60 Prozent der Kunden damit besser als mit einer reinen Lösung. Voraussetzung ist eine Standardsoftware mit dokumentierter, schreibbarer API.
Mit welcher Technologie bauen Sie, und warum ist das wichtig?
Wir setzen auf einen verbreiteten Stack: Next.js, TypeScript und PostgreSQL, plus bewährte Bausteine für Standardteile wie Authentifizierung, Datei-Upload und E-Mail-Versand. Das hat zwei Gründe: Ein verbreiteter Stack lässt sich später von anderen Entwicklern warten, exotische Stacks erzeugen Abhängigkeit. Und ein gutes Drittel jeder App sind Standardkomponenten, die wir nicht jedes Mal neu bauen, das spart pro Projekt 5.000 bis 15.000 EUR.

Aus dem Blog

Passende Beiträge.

Nächster Schritt

Klingt nach Ihrer Situation?

Schreiben Sie kurz, woran Sie gerade sitzen. Wir melden uns mit einer ehrlichen Einschätzung zurück, ohne Verkaufsdruck.

Gespräch anfragenAlle Leistungen