Mit welchen Tools arbeiten Sie?

Meist mit n8n oder Make für die Orchestrierung, kombiniert mit Sprachmodellen über die jeweilige API. Wo nötig, schreiben wir eigene kleine Services dazu.

Was passiert mit unseren Daten?

Wir wählen Modelle und Anbieter so, dass DSGVO-Konformität gewährleistet ist, inklusive EU-Hosting und ohne Trainingsnutzung Ihrer Inhalte.

Was, wenn sich die Anbieter ändern?

Wir bauen Automatisierungen so, dass das Modell austauschbar bleibt. Sie sind nicht für immer an einen Anbieter gebunden.

Können Sie auch die E-Rechnungspflicht abdecken?

Ja. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien werden geparst, gegen Stammdaten geprüft und revisionssicher archiviert. Ausgehende Rechnungen aus Ihrem System wandeln wir in das geforderte Format und stellen sie zu. Das geht meist ohne Wechsel der Buchhaltungs-Software.

Was kostet AI-Prozessautomatisierung im Mittelstand wirklich?

Drei Blöcke bestimmen die Kosten. Tool-Lizenzen liegen je nach Plattform zwischen 0 Euro (n8n self-hosted) und etwa 80 Euro pro Monat, plus 20 bis 200 Euro für OCR- oder LLM-Verarbeitung je nach Volumen. Ein extern begleiteter Pilot kostet einmalig 1.500 bis 3.000 Euro, mittlere Workflows mit ERP- oder DATEV-Anbindung 3.000 bis 8.000 Euro. Dazu kommt laufende Wartung von 10 bis 15 Prozent des Erstaufwands pro Jahr. Die BAFA-Förderung übernimmt bis zu 50 Prozent der Beratungskosten, maximal 3.500 Euro (Quellen: IAPME 2026, BAFA 2026).

Ab welchem Volumen rechnet sich eine Automatisierung?

Als Faustformel sollte ein Prozess mindestens 20-mal pro Monat laufen und pro Durchlauf mindestens 10 Minuten manuellen Aufwand verursachen. Das ergibt rund 200 Minuten Einsparungspotenzial pro Monat, genug, um Lizenz- und Wartungskosten zu decken. Bei 6 Minuten Zeitersparnis pro Vorgang, 34 Euro Stundensatz und 2.500 Euro Einrichtung liegt der Break-even bei rund 95 Vorgängen pro Monat für eine 9-Monats-Amortisation. Unter diesem Schwellenwert ist ein Quick Win mit einem Free-Tier-Tool sinnvoller als ein bezahlter Pilot.

Wann sollten wir einen Prozess gerade NICHT automatisieren?

In drei Fällen lohnt sich der Aufwand aktuell nicht. Erstens, wenn der Prozess seltener als einmal pro Monat läuft, dann übersteigt der Betriebsaufwand den Nutzen dauerhaft. Zweitens, wenn die Eingangsdaten zu unstrukturiert für zuverlässige Extraktion sind, denn Automatisierung löst kein Datenproblem, erst bereinigen, dann automatisieren. Drittens, wenn der Prozess in den nächsten 3 bis 6 Monaten grundlegend geändert wird, sonst bauen Sie zweimal.

Müssen wir dafür unser ERP oder unsere Buchhaltung wechseln?

Nein. Wir bauen die Automatisierung als Schicht vor Ihre bestehenden Systeme: Eingang abfangen, Daten extrahieren, strukturiert übergeben. Ob SAP Business One, DATEV, Lexoffice oder eine Branchenlösung, die Automatisierung schreibt in das System, das Sie bereits nutzen. Ein Systemwechsel ist keine Voraussetzung, sondern eine separate Entscheidung. Auch ältere ERP ohne API binden wir über Datei-Export oder einen kleinen Middleware-Layer an.

04Leistung

Repetitive Abläufe automatisieren. AI nur dort, wo sie echten Hebel hat.

Lead-Erfassung, Dokumenten-Triage, E-Mail-Routing, Stammdaten-Pflege, E-Rechnungs-Eingänge: vieles davon kostet täglich Zeit, ohne dem Betrieb Wert hinzuzufügen. Bis zu 21 Stunden pro Woche verlieren KMU allein durch manuelle E-Mail-Triage, Lead-Qualifizierung und Terminplanung (NPC Agency, 2026). Wir bauen Automatisierungen, die diese Routine übernehmen, tool-agnostisch in n8n, Make oder als eigener Service, und setzen AI gezielt dort ein, wo Sprache, Klassifikation oder Extraktion gefragt sind. Kein Big-Bang-Projekt, sondern ein fokussierter erster Prozess mit gemessener Baseline.

01Für wen

Operative Teams, die Stunden pro Woche an Routine verlieren
Unternehmen mit hohem E-Mail- oder Dokumentenvolumen
Betriebe, die die E-Rechnungspflicht ohne ERP-Großprojekt umsetzen wollen
Verantwortliche, die das Bauchgefühl haben: „Das müsste doch automatisiert gehen.“

02Das Problem

Was Sie das heute schon kostet.

Der teuerste Prozess in Ihrem Betrieb steht in keiner Bilanz: die Stunden, die Ihr Team mit Abtippen, Weiterleiten, Suchen und Nachfragen verbringt. Eine manuell verarbeitete Eingangsrechnung kostet im Schnitt 12,42 Euro, ein automatisierter Durchlauf nur 3,87 Euro (Marktbeobachtung, 2025). Das Problem ist selten die Technik, sondern dass niemand entscheidet, welcher Prozess zuerst dran ist, und wer ihn nach Go-Live verantwortet.

Matrix

Aufwand pro Durchlauf x Frequenz

Aufgaben einsortieren, um Automatisierungs-Hebel sichtbar zu machen. Der akzentuierte Quadrant markiert die ergiebigsten Quick Wins.

Quick Wins

Hohe Frequenz, hoher Aufwand — hier anfangen

BelegerfassungF4 / A3
AngebotsvorbereitungF3 / A4

Ignorieren

Geringe Frequenz, geringer Aufwand — liegen lassen

JahresabschlussF1 / A1

Optional

Hohe Frequenz, geringer Aufwand — nice-to-have

Lead-Vorqual.F4 / A2
Klick im AlltagF4 / A1

Lass liegen

Geringe Frequenz, hoher Aufwand — ROI prüfen

Reporting GFF1 / A4

Frequenz x Aufwand. Quick Wins gewinnen oben rechts.

Welche Prozesse zuerst? Die Sortierung machen wir im Erstgespräch — die Logik dahinter steht im Beitrag zur Priorisierung.

03Vorher / Nachher

Was sich messbar ändert.

Vorher / Nachher

VorherNachher

Daten erfassen
Vorher
6 Min
Nachher
0 Min
↓100 %
Freigabe einholen
Vorher
18 Min
Nachher
3 Min
↓83,3 %
In Buchhaltung buchen
Vorher
5 Min
Nachher
1 Min
↓80 %
Archivieren & ablegen
Vorher
4 Min
Nachher
0 Min
↓100 %
Fehler nachkorrigieren
Vorher
8 Min
Nachher
1 Min
↓87,5 %

Zeitaufwand pro Eingangsrechnung nach Prozessschritt, manuell vs. automatisiert (Schätzung stakk, n < 10).

Manuell vs. automatisiert: Rechnungseingang

Thema	Manuell	Automatisiert
Kosten pro Rechnung	12,42 EUR	3,87 EUR
100 Rechnungen/Monat	1.242 EUR	387 EUR
Erkennungsgenauigkeit	manuelles Abtippen	bis 99 % (OCR + KI)
Auffindbarkeit / Audit	Suche im Postfach	revisionssicher archiviert
Skalierung bei Wachstum	linear mehr Personal	nahezu kostenlos

Kosten pro Rechnung
100 Rechnungen/Monat
Erkennungsgenauigkeit
Auffindbarkeit / Audit
Skalierung bei Wachstum

04So arbeiten wir

Vom ersten Gespräch zur laufenden Lösung.

Woche 1
Prozess aufnehmen
Wir setzen uns mit den Personen zusammen, die den Prozess heute manuell machen. Ehrlich, ohne Idealisierung. Vier Tage Stoppuhr statt Bauchgefühl.
Woche 1-2
Schnitt ziehen
Wir entscheiden, was automatisiert wird, was Mensch bleibt und wo AI sinnvoll dazwischen sitzt.
Woche 2-3
Automation bauen
Wir setzen den Workflow auf, mit klaren Logs und Fail-States, damit niemand morgens in einer schwarzen Box steht.
Woche 3-4
Stabil halten
Pilotbetrieb, Beobachtung, Feinjustierung. Erst wenn es zuverlässig läuft und ein Verantwortlicher benannt ist, gilt es als fertig.

Woche 1
Prozess aufnehmen
Wir setzen uns mit den Personen zusammen, die den Prozess heute manuell machen. Ehrlich, ohne Idealisierung. Vier Tage Stoppuhr statt Bauchgefühl.
Woche 1-2
Schnitt ziehen
Wir entscheiden, was automatisiert wird, was Mensch bleibt und wo AI sinnvoll dazwischen sitzt.
Woche 2-3
Automation bauen
Wir setzen den Workflow auf, mit klaren Logs und Fail-States, damit niemand morgens in einer schwarzen Box steht.
Woche 3-4
Stabil halten
Pilotbetrieb, Beobachtung, Feinjustierung. Erst wenn es zuverlässig läuft und ein Verantwortlicher benannt ist, gilt es als fertig.

Vom ersten Gespräch zur laufenden Lösung, ein fokussierter Prozess statt Big-Bang-Projekt.

05Lieferumfang & Ergebnis

Was Sie bekommen — und was Sie danach haben.

Konkret enthalten

Workflows in n8n, Make oder als eigener Service
AI-Komponenten für Klassifikation, Extraktion, Zusammenfassung
E-Rechnungs-Eingang: XRechnung und ZUGFeRD automatisch verarbeiten und archivieren
Anbindung an bestehende Systeme (E-Mail, CRM, ERP, DMS, DATEV)
Logging und Monitoring von Anfang an mitgedacht
Klares Übergabemodell, falls Sie später intern übernehmen wollen

Was Sie danach haben

Stunden pro Woche zurück, ohne dass jemand seinen Job verliert
Weniger Übertragungsfehler in der Datenkette
Saubere Logs für Audits und interne Nachvollziehbarkeit
Eine Automatisierung, die Ihr Team versteht, nicht eine Black Box

06Was es kostet

Ehrliche Größenordnungen.

Kostenspanne

Spannweite je Position. Akzent markiert den typischen Wert.

Pilot (extern begleitet)
1.500 EUR – 3.000 EUR
typisch 2.500 EUR
Workflow mit ERP/DATEV
3.000 EUR – 8.000 EUR
typisch 5.000 EUR

Einmalige Einrichtungskosten eines KMU-Automatisierungsprojekts (Richtwerte, Quelle: IAPME 2026). Laufende Kosten kommen hinzu: Tool-Lizenz und OCR/LLM zusammen meist 20–280 EUR pro Monat (no-code-Tool-Preise 2026).

Vergleich

1.500 EUR Einrichtung3.000 EUR Einrichtung

Start (0 Vorgänge)
1.500 EUR Einrichtung
14
3.000 EUR Einrichtung
24
Ende (4)
1.500 EUR Einrichtung
3
3.000 EUR Einrichtung
6

Break-even (Monate) . Vorgänge pro Monat (50, 100, 150, 200, 250)

Break-even-Monate nach monatlichem Prozessvolumen. Annahme: 6 Min. Zeitersparnis/Vorgang, 34 EUR/h, 45 EUR Betriebskosten/Monat (Schätzung stakk).

Hinweis: Die BAFA-Förderung deckt bis zu 50 Prozent der Beratungskosten (max. 3.500 EUR) und halbiert rechnerisch den Break-even.

Ihr ROI

Rechnen Sie Ihren eigenen Fall durch.

Rechnen Sie Ihren eigenen Fall durch, ohne Formular und ohne Anmeldung. Tragen Sie Vorgänge pro Monat, manuellen Aufwand pro Vorgang und internen Stundensatz ein und sehen Sie monatliche Einsparung, Break-even und ROI im ersten Jahr. Die Werte sind Richtwerte: Messen Sie die Baseline vier Wochen, statt zu schätzen. Die BAFA-Förderung deckt bis zu 50 Prozent der Beratungskosten (max. 3.500 EUR) und halbiert rechnerisch den Break-even.

Rechner

Automatisierungs-ROI: Lohnt sich der Prozess?

Vier Werte. Live-Berechnung. Ohne Anmeldung.

Frequenz pro Woche

10Durchlaeufe

Minuten pro Durchlauf

30Min

Anzahl Mitarbeiter im Prozess

5MA

Voll-Stundensatz (inkl. Lohnnebenkosten)

65EUR/h

Eingesparte Stunden, Jahr

920 h

von 1.150 h manuellem Aufwand p.a.

Brutto-Geld-Ersparnis, Jahr

59.800 €

sinnvolle Erstinvest: 59.800 € bis 89.700 €

Empfehlung

Lohnt sich

Payback nach 18 Monaten

Solider Business Case. Payback im akzeptablen Rahmen.

Annahmen: 80 % Automatisierungs-Effizienz (konservativ), 46 Arbeitswochen pro Jahr, 15 % Wartung p.a. auf den angenommenen Mittelwert der Invest-Range. Werte sind Indikatoren, kein verbindliches Angebot.

FAQ

Häufige Fragen.

Mit welchen Tools arbeiten Sie?: Meist mit n8n oder Make für die Orchestrierung, kombiniert mit Sprachmodellen über die jeweilige API. Wo nötig, schreiben wir eigene kleine Services dazu.
Was passiert mit unseren Daten?: Wir wählen Modelle und Anbieter so, dass DSGVO-Konformität gewährleistet ist, inklusive EU-Hosting und ohne Trainingsnutzung Ihrer Inhalte.
Was, wenn sich die Anbieter ändern?: Wir bauen Automatisierungen so, dass das Modell austauschbar bleibt. Sie sind nicht für immer an einen Anbieter gebunden.
Können Sie auch die E-Rechnungspflicht abdecken?: Ja. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien werden geparst, gegen Stammdaten geprüft und revisionssicher archiviert. Ausgehende Rechnungen aus Ihrem System wandeln wir in das geforderte Format und stellen sie zu. Das geht meist ohne Wechsel der Buchhaltungs-Software.
Was kostet AI-Prozessautomatisierung im Mittelstand wirklich?: Drei Blöcke bestimmen die Kosten. Tool-Lizenzen liegen je nach Plattform zwischen 0 Euro (n8n self-hosted) und etwa 80 Euro pro Monat, plus 20 bis 200 Euro für OCR- oder LLM-Verarbeitung je nach Volumen. Ein extern begleiteter Pilot kostet einmalig 1.500 bis 3.000 Euro, mittlere Workflows mit ERP- oder DATEV-Anbindung 3.000 bis 8.000 Euro. Dazu kommt laufende Wartung von 10 bis 15 Prozent des Erstaufwands pro Jahr. Die BAFA-Förderung übernimmt bis zu 50 Prozent der Beratungskosten, maximal 3.500 Euro (Quellen: IAPME 2026, BAFA 2026).
Ab welchem Volumen rechnet sich eine Automatisierung?: Als Faustformel sollte ein Prozess mindestens 20-mal pro Monat laufen und pro Durchlauf mindestens 10 Minuten manuellen Aufwand verursachen. Das ergibt rund 200 Minuten Einsparungspotenzial pro Monat, genug, um Lizenz- und Wartungskosten zu decken. Bei 6 Minuten Zeitersparnis pro Vorgang, 34 Euro Stundensatz und 2.500 Euro Einrichtung liegt der Break-even bei rund 95 Vorgängen pro Monat für eine 9-Monats-Amortisation. Unter diesem Schwellenwert ist ein Quick Win mit einem Free-Tier-Tool sinnvoller als ein bezahlter Pilot.
Wann sollten wir einen Prozess gerade NICHT automatisieren?: In drei Fällen lohnt sich der Aufwand aktuell nicht. Erstens, wenn der Prozess seltener als einmal pro Monat läuft, dann übersteigt der Betriebsaufwand den Nutzen dauerhaft. Zweitens, wenn die Eingangsdaten zu unstrukturiert für zuverlässige Extraktion sind, denn Automatisierung löst kein Datenproblem, erst bereinigen, dann automatisieren. Drittens, wenn der Prozess in den nächsten 3 bis 6 Monaten grundlegend geändert wird, sonst bauen Sie zweimal.
Müssen wir dafür unser ERP oder unsere Buchhaltung wechseln?: Nein. Wir bauen die Automatisierung als Schicht vor Ihre bestehenden Systeme: Eingang abfangen, Daten extrahieren, strukturiert übergeben. Ob SAP Business One, DATEV, Lexoffice oder eine Branchenlösung, die Automatisierung schreibt in das System, das Sie bereits nutzen. Ein Systemwechsel ist keine Voraussetzung, sondern eine separate Entscheidung. Auch ältere ERP ohne API binden wir über Datei-Export oder einen kleinen Middleware-Layer an.

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