Angebote schreiben im SHK-Betrieb: Wo AI heute echt Zeit spart

Wer einen SHK-Betrieb führt, kennt die Stunde zwischen sechs und sieben Uhr abends: Im Büro werden Angebote getippt. Auf dem Tisch liegen Aufmaß-Zettel, daneben Lieferanten-Listen, im Hintergrund läuft das CRM. Eine Stunde pro Angebot ist normal, in komplexen Fällen zwei. Bei zwanzig Anfragen die Woche sind das zwanzig bis vierzig Stunden, die nicht in der Werkstatt stattfinden.

Wenn wir mit Inhabern darüber reden, ist die häufigste Frage: "Was geht hier mit AI?" Die ehrliche Antwort: einiges, aber nicht alles, was die Werbung verspricht.

Was im Angebotsprozess heute realistisch automatisierbar ist

Wir teilen den Angebotsprozess in einem typischen SHK-Betrieb in fünf Schritte:

1. Anfrage erfassen (Mail, Anruf, Formular)
2. Vorqualifizieren (passt das zu uns, ist das Bestand oder Neukunde, ist der Termin realistisch?)
3. Aufmaß (vor Ort)
4. Angebot schreiben (Material, Zeit, Aufschläge, Anschreiben)
5. Nachfassen (eine Woche später, dann zwei Wochen später)

Aus unserer Erfahrung mit Prozess-Automatisierung im Mittelstand lohnt sich der AI-Einsatz vor allem in den Schritten 1, 2 und 5. Den gleichen Schnitt sehen wir bei der Vorqualifizierung im B2B-Großhandel — andere Branche, sehr ähnliche Hebel. Schritt 3 (Aufmaß) ist und bleibt eine menschliche Tätigkeit. Schritt 4 wird heute oft zu früh automatisiert, mit Ergebnissen, die der Chef nachts korrigieren muss.

1. Anfrage erfassen: das größte einfache Geschenk

Eine eingehende Mail an info@ enthält in den meisten Fällen schon alles Wichtige: Name, Adresse, Telefonnummer, grobe Beschreibung des Problems, manchmal ein Foto.

Heute landen diese Mails in einem Postfach, das jemand morgens händisch durchsortiert. Eine kleine AI-Pipeline kann diesen Schritt zuverlässig übernehmen:

• Pflichtfelder extrahieren (Anschrift, Telefon, Art der Anfrage).
• In Neukunde / Bestandskunde / Wartungsvertrag einsortieren.
• Bei Bestandskunden den Vorgang am vorhandenen Kunden anhängen.
• Anfrage als Datensatz im internen System anlegen, nicht als E-Mail im Posteingang.

Das spart nicht spektakulär viel Zeit pro Anfrage, aber es spart die Sortier-Tätigkeit, die niemand gerne macht und die deswegen oft liegen bleibt.

2. Vorqualifizieren: kleine Helfer, große Wirkung

Vorqualifizieren ist Schubladen-Denken: Heizungstausch oder Bad-Sanierung? Bestandsanlage von uns oder fremd? Postleitzahl im Einzugsgebiet? Bewohnt oder Neubau?

Diese Entscheidungen treffen Inhaber heute oft selbst, weil sie unsicher sind, ob ein Mitarbeiter die richtigen Schlüsse zieht. Genau hier hilft AI sehr gut, sofern Sie ihr die Spielregeln Ihres Betriebs mitgeben. Eine vorqualifizierte Anfrage landet inklusive Vorschlag ("Angebot machen / Wartungstermin / höflich ablehnen") auf dem Tisch, der Mensch entscheidet final.

5. Nachfassen: das stille Umsatzleck

Die meisten SHK-Betriebe haben kein System fürs Nachfassen. "Wir wollten eigentlich nochmal nachfragen" steht in irgendeiner Excel-Spalte, und nach zwei Wochen ist das Angebot kalt.

Ein simpler Automat hier: Wenn ein Angebot älter als sieben Tage und der Status verschickt ist, schicke einen kurzen, höflichen Reminder. Mit AI-Unterstützung lässt sich das so formulieren, dass es zum Stil des Betriebs passt und nicht nach Massenmail klingt. Inhaber dürfen final freigeben.

Das ist nicht spektakulär. Aber wir sehen bei Kunden, die das einführen, regelmäßig zweistellige Prozentpunkte mehr Abschlussquote, weil Angebote nicht mehr stillschweigend versanden.

Was nicht in den Automaten gehört (noch nicht)

Drei Schritte raten wir aktuell explizit ab zu automatisieren, auch wenn die Tool-Hersteller etwas anderes versprechen:

• Vollständige Angebotskalkulation aus Foto + Text. Es gibt Demos, in denen AI aus einem Heizungs-Foto und drei Sätzen ein komplettes Angebot baut. In der Praxis machen diese Systeme Fehler in genau den Positionen, in denen es teuer wird (Anschlüsse, Bestandsanpassungen, Demontage). Das fängt der erfahrene Monteur, der das Aufmaß macht, in Sekunden ab. Die AI nicht.
• Rohrleitungs-Längen automatisch ermitteln. Auch hier: schöne Demos, in der Praxis zu unsauber für ein verbindliches Angebot.
• Komplette Kommunikation mit dem Kunden. Kunden merken sehr schnell, wenn am anderen Ende kein Mensch sitzt. Im SHK-Geschäft ist Vertrauen Teil des Verkaufs, gerade bei Eigentümern, die sich gegen drei Angebote entscheiden müssen.

Diese Dinge werden in zwei, drei Jahren sicher anders aussehen. Stand heute kosten sie mehr Vertrauen, als sie an Zeit sparen.

Was ein realistischer Einstieg kostet

Wir verkaufen keine Lizenzpakete und keine Schulungssoftware. Aber zur Größenordnung: Ein SHK-Betrieb mit etwa zwanzig Mitarbeitern braucht für die drei oben genannten Automatisierungen (Anfrage-Erfassung, Vorqualifizierung, Nachfassen) typischerweise:

• Vier bis sechs Wochen Projektzeit, davon die Hälfte mit Ihnen am Tisch.
• Einen festen Ansprechpartner bei Ihnen, der die Spielregeln Ihres Betriebs kennt.
• Eine erste Iteration, die nach den ersten drei Wochen live geht, auch wenn noch nicht perfekt.

Das ist deutlich weniger als die meisten ERP-Vorschläge, und es lässt sich an der Mitarbeiter-Zufriedenheit innerhalb des ersten Monats ablesen.

Was wir SHK-Betrieben meistens raten

Drei Sätze, die wir in fast jedem Erstgespräch sagen:

• Nicht zuerst das Angebot automatisieren. Es ist verlockend, weil es sich groß anfühlt, aber es ist der Schritt mit dem höchsten Risiko und dem geringsten Nutzen relativ zum Aufwand.
• Erst das Frontend des Prozesses anfassen. Anfrage rein, sauber sortiert, sauber qualifiziert, nachgehalten. Das löst die meisten gefühlten Schmerzen.
• Kein zweites CRM einführen, nur weil es das neue glänzende Tool gibt. Was Sie haben, taugt meistens. Es muss nur jemand füttern, der nicht müde ist.

Wenn Sie sich gerade fragen, wo bei Ihnen die Stunde abends weggeht: Sagen Sie uns kurz Bescheid. Wir schauen ehrlich, ob und wo bei Ihnen Automatisierung den Hebel hat. Wenn nicht, sagen wir das auch.