E-Rechnungspflicht 2025: Was XRechnung und ZUGFeRD im Mittelstand wirklich verlangen

Wenn wir aktuell in Erstgesprächen mit mittelständischen Betrieben sitzen, kommt eine Frage fast immer als zweites oder drittes Thema auf den Tisch: „Was machen wir eigentlich mit der E-Rechnung?" Manchmal mit einem Schulterzucken, häufiger mit einem leichten Unbehagen. Selten mit einem klaren Plan.

Das ist nicht überraschend. Die Pflicht ist da, der Stufenplan ist veröffentlicht, und gleichzeitig ist die Lage im Alltag unübersichtlich: Welche Formate gelten? Wer muss wann was? Reicht das Buchhaltungsprogramm? Und vor allem: Wieviel davon ist Pflicht, wieviel ist Marketing der Software-Anbieter?

Dieser Beitrag sortiert das in der Reihenfolge, in der die Themen real auf dem Schreibtisch landen.

Was sich am 1. Januar 2025 wirklich geändert hat

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für inländische B2B-Geschäfte: Jeder Unternehmer muss elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das ist keine Empfehlung, sondern eine gesetzliche Pflicht aus dem Wachstumschancengesetz. Wer eine E-Rechnung bekommt und sie nicht annehmen kann, ist im Verzug, nicht der Absender.

Wichtig ist die Abgrenzung, was eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes überhaupt ist:

• Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Auch dann nicht, wenn sie schön formatiert ist und alle Pflichtangaben enthält. Das PDF gilt rechtlich als „sonstige Rechnung".
• Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei, die maschinell auslesbar ist. In Deutschland sind die beiden zugelassenen Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (XML eingebettet in ein PDF, ab Version 2.0.1 mit dem Profil EN 16931).
• Versenden dürfen Sie heute noch wahlweise als PDF oder E-Rechnung, mit Zustimmung des Empfängers. Das ändert sich in den nächsten zwei Jahren.

Der Stichtag, der oft genannt wird, ist also präziser: Empfangen-müssen ab 2025, Versenden-müssen kommt schrittweise.

Drei Etappen, die jetzt schon im Kalender stehen

Der Stufenplan der Bundesregierung sieht drei Etappen vor, die ein mittelständischer Betrieb heute kennen sollte:

1. Seit 1. Januar 2025: Empfang von E-Rechnungen ist Pflicht. Versand auf Papier oder PDF bleibt mit Zustimmung des Empfängers möglich.
2. Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen auch versenden. Kleinere Betriebe haben ein weiteres Jahr Übergang.
3. Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Versand gilt für alle inländischen B2B-Umsätze.

Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und für Fahrausweise gibt es Ausnahmen. Für Rechnungen an private Endkunden (B2C) gilt die Pflicht nicht. Wer ausschließlich an Privatkunden fakturiert, ist außen vor, muss aber damit rechnen, von Lieferanten und Dienstleistern E-Rechnungen entgegennehmen zu müssen.

Das klingt im ersten Moment weit weg. In Wahrheit ist 2027 in Projektmonaten gerechnet keine besonders lange Strecke.

Was viele Betriebe unterschätzen

In der Erstberatung sehen wir bei mittelständischen Unternehmen vier Punkte, die fast immer durchrutschen:

1. „Unser Buchhaltungsprogramm kann das"

Stimmt häufig, aber nicht vollständig. Viele Programme können XRechnungen importieren, aber nur in dem Workflow, den der Anbieter vorgesehen hat. Wenn die Rechnung erst durch drei Hände in der Buchhaltung wandert, ein PDF beigelegt wird und schließlich abgelegt werden soll, ist die Frage nicht, ob das Programm es kann, sondern ob Ihr Prozess es kann.

2. Die Annahme-Adresse ist nicht geklärt

E-Rechnungen kommen heute in der Regel als XML- oder ZUGFeRD-Anhang per E-Mail. Es gibt also eine konkrete Frage: An welche Adresse? Wenn das die persönliche Adresse einer einzelnen Person ist, fällt das System aus, sobald sie krank wird oder kündigt. Eine zentrale, beobachtete Postfach-Adresse mit klarer Verantwortlichkeit ist die erste, billigste und wirksamste Maßnahme.

3. Archivierung ist nicht das gleiche wie Speichern

Eine E-Rechnung muss revisionssicher und im Originalformat aufbewahrt werden, zehn Jahre lang. Wer die XML-Datei nach dem Import in das Buchhaltungsprogramm löscht und nur die importierten Daten behält, hat ein Archivierungsproblem. Wer sie irgendwo auf einem Netzlaufwerk ablegt, hat ein Auffindbarkeits-Problem.

4. Eingangsprüfung wird zur Lücke

Eine PDF-Rechnung wurde von einem Menschen gelesen, bevor sie gebucht wurde. Eine E-Rechnung kann maschinell verarbeitet werden, und genau das ist der Effizienzgewinn. Aber: Ohne Plausibilitäts-Checks (Stimmt der Lieferant? Stimmt die Steuer-Nummer? Ist die Bestellung dazu da?) wird die Buchhaltung anfälliger für falsche oder gefälschte Rechnungen. Die Sicherheit, die manche Buchhaltungs-Verantwortliche unbewusst in der manuellen Prüfung hatten, fällt weg.

Was eine pragmatische Lösung kann, und was sie nicht muss

Ein realistisches Setup für ein mittelständisches Unternehmen mit 20 bis 150 Mitarbeitern hat aus unserer Erfahrung vier Bestandteile:

• Ein dedizierter E-Rechnungs-Eingang. Eine zentrale Adresse, deren Inhalte automatisch geprüft und in das Buchhaltungsprogramm überführt werden. Das kann ein einfacher Workflow in n8n oder Make sein, der die ZUGFeRD-Datei entpackt, extrahiert und weiterreicht. Mehr dazu in unserem Beitrag zum Belegworkflow in der Steuerkanzlei.
• Ein revisionssicheres Archiv. Entweder über das DMS, das ohnehin schon da ist, oder über einen kleinen, eigenen Dienst mit klarer Aufbewahrungslogik. Wichtig ist nicht das Tool, sondern dass der Originalzustand unverändert reproduzierbar bleibt.
• Ein Versand-Pfad. Spätestens 2027 brauchen Sie eine Lösung, die aus Ihrem Rechnungsprogramm eine valide XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erzeugt. Das ist in vielen modernen Buchhaltungs-Tools eingebaut, aber nicht in jedem.
• Eingangsprüfung mit Augenmaß. Plausibilitäts-Checks gegen Stammdaten, ein Vier-Augen-Prinzip bei großen Beträgen, klare Eskalations-Pfade bei unbekannten Absendern. Vieles davon lässt sich automatisieren, ohne dass man dafür eine große Software-Plattform braucht.

Was eine pragmatische Lösung nicht sein muss: ein neues ERP. Wer wegen der E-Rechnungspflicht ein 100k+-Projekt aufsetzt, schießt mit Kanonen auf Spatzen. Ein präziser, automatisierter Workflow auf bestehenden Systemen ist in den meisten Fällen die ehrlichere Antwort.

Drei Wege durch die Übergangsphase

Aus der Praxis sehen wir drei Pfade, die mittelständische Betriebe heute gehen:

Pfad A: Buchhaltungs-Programm aufrüsten

Wenn das aktuelle System E-Rechnungen nativ unterstützt und der Workflow sauber sitzt, ist das Update auf das passende Modul der einfachste Weg. Aufwand: gering. Risiko: gering, solange der Anbieter zuverlässig liefert.

Pfad B: Automatisierter Eingangs- und Ausgangs-Workflow

Wenn das Buchhaltungs-System älter ist, oder spezifische Anforderungen hat (Konzernanbindung, branchen­spezifische Felder, DATEV-Schnittstelle), bauen wir typischerweise einen schlanken Workflow drumherum. Eingehende ZUGFeRD-Dateien werden geparst, gegen Stammdaten geprüft und in das bestehende System überführt. Ausgehende Rechnungen werden aus dem System abgeholt und als XRechnung versendet. Das ist genau der Anwendungsfall, den wir unter Prozess-Automatisierung bündeln.

Pfad C: Komplett-Ablösung der Rechnungs-Software

Wenn die Rechnungs-Logik heute in einer Excel-Datei steckt, oder in einer alten Eigenentwicklung, ist die E-Rechnungspflicht oft der Auslöser, das Thema sauber neu aufzusetzen. Aus einer gewachsenen Excel wird eine Web-App, die von Anfang an XRechnungen erzeugt und revisionssicher archiviert. Wie dieser Übergang im Alltag aussieht, beschreiben wir in Excel ablösen im Mittelstand und im konkreten Beispiel der Auftragsverwaltung in der Schreinerei.

Was wir Mittelständlern in der Erstberatung raten

Drei Sätze, die wir in den letzten Monaten oft wiederholt haben:

• Klären Sie den Eingang zuerst. Eine zentrale, dokumentierte Adresse mit klarer Verantwortlichkeit ist die billigste, wirksamste und am häufigsten übersehene Maßnahme. Sie löst keinen Software-Bedarf aus, aber ohne sie nutzt die beste Software nichts.
• Warten Sie nicht auf 2027. Wer den Versand erst in der zweiten Hälfte 2026 angeht, baut unter Druck. Wer früh dran ist, kann Pfad A wählen, statt unter Zwang in Pfad C zu rutschen.
• Lassen Sie sich nicht in ein ERP-Projekt treiben. Die E-Rechnungspflicht ist ein konkreter, abgrenzbarer Anlass. Sie ist kein Grund, die gesamte IT-Landschaft neu zu denken, es sei denn, dieser Schritt war ohnehin überfällig.

Eine repräsentative Bitkom/ZDH-Umfrage aus dem Jahr 2022 hat einen Befund geliefert, der bis heute trägt: 81 Prozent der Handwerksbetriebe halten viele digitale Anwendungen auf dem Markt für überdimensioniert für den eigenen Betrieb. Das gilt für die E-Rechnung genauso: Die Pflicht ist real, die richtige Antwort ist meistens kleiner, als die Software-Industrie es nahelegt.

Wenn Sie gerade vor der Frage stehen, welcher Pfad zu Ihrem Betrieb passt: Schreiben Sie uns kurz. Wir schauen mit Ihnen ehrlich auf das, was Sie heute schon haben, und sagen, ob ein punktueller Eingriff reicht, oder ob es Zeit ist, den Rechnungsprozess grundsätzlich neu aufzustellen.