Craftnote, ToolTime, ServiceTitan oder eigene Web-App: Wann lohnt sich welche Variante?

Wir bekommen die Frage in Erstgesprächen mehrmals pro Woche, in unterschiedlichen Tonlagen: „Reicht uns Craftnote? Oder müssen wir doch was Eigenes bauen?" Manchmal mit konkretem Tool-Namen, manchmal als allgemeine Unsicherheit. Selten mit einer ehrlichen Antwort von außen.

Dieser Beitrag ist die Antwort, die wir geben, wenn nichts zu verkaufen wäre. Drei Mal in den letzten Monaten haben wir potenziellen Kunden geraten, nicht mit uns zu arbeiten, sondern bei Craftnote oder ToolTime zu bleiben. In zwei anderen Fällen haben wir gesagt: Steigt jetzt aus, sonst wird es teurer.

Hier ist die Logik dahinter.

Drei Größen, in denen die Frage anders kippt

Der wichtigste Hebel ist nicht die Branche und nicht der Tech-Stack. Es ist die Größe Ihres Teams. Das verändert die Antwort fundamental:

Unter 10 Mitarbeitern: Standardsoftware fast immer

In einem Betrieb mit drei Monteuren und einer Buchhaltungskraft ist eine eigene Web-App selten zu rechtfertigen. Eine fertige Lösung kostet vielleicht 30 € pro Nutzer pro Monat. Das sind 1.500 € pro Jahr. Eine eigene App kostet ein Vielfaches davon in der Erstentwicklung, und im laufenden Betrieb pflegt sich Standardsoftware selbst.

In dieser Größenordnung ist die richtige Frage nicht „Standard oder Custom?", sondern „Welche Standard-Lösung passt am besten?". Wer in dieser Phase über eine eigene App nachdenkt, optimiert in der Regel das falsche Problem.

10 bis 30 Mitarbeiter: Die Grauzone

In dieser Größenordnung beginnt die Diskussion ernsthaft. Die Per-User-Pricing-Mathematik kippt langsam, gleichzeitig wird der Workflow eigenwilliger als der Standard-Tools.

Eine grobe Faustregel: Wenn Sie pro Monat mehr als ungefähr 800 € allein für Lizenzkosten zahlen oder zahlen würden, oder wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie Funktionen umgehen, die Sie eigentlich gekauft haben, kippt die Rechnung. Dann lohnt es sich, eine eigene Lösung wenigstens durchzurechnen — nicht zwangsläufig zu bauen, aber zu prüfen.

Über 30 Mitarbeiter: Custom wird mit jedem Jahr attraktiver

Spätestens hier wird Per-User-Pricing zur Bremse. 40 Mitarbeiter mal 35 € pro Monat sind 16.800 € pro Jahr, jedes Jahr, ohne Eigentums-Anteil. Eine maßgeschneiderte Web-App, einmalig im fünfstelligen Bereich gebaut, läuft danach mit Hosting- und Wartungs­kosten, die nicht mit der Mitarbeiterzahl skalieren.

Das ist nicht automatisch das richtige Argument für jeden Betrieb in dieser Größe. Es ist aber ab dieser Größe ein Argument, das nicht ignoriert werden kann.

Was Standard-Software stark macht

Es lohnt sich, die Stärken offen zu benennen, sonst kippt die Diskussion ins Gegenteil. Wir haben in mittelständischen Betrieben drei Stärken von Tools wie Craftnote, ToolTime oder Streit V.1 immer wieder gesehen:

• Sie sind sofort einsatzbereit. Lizenz, Onboarding, zwei Wochen später läuft das Tool. Wer ein konkretes Problem schnell lösen muss, ist hier richtig.
• Sie werden gepflegt. Updates, Bugfixes, regulatorische Anpassungen (E-Rechnung, Zeiterfassung) kommen automatisch. Das ist Aufwand, den Sie sich für eine eigene App selbst organisieren müssen.
• Sie sind getestet. Hunderte oder tausende ähnlicher Betriebe nutzen dasselbe System. Was funktioniert, funktioniert. Was nicht funktioniert, kennt der Anbieter und arbeitet daran.

Wer eine dieser drei Stärken aktuell konkret braucht, sollte sich die Eigenentwicklung gut überlegen.

Wo Standard-Software anfängt, im Weg zu stehen

Genauso ehrlich: Es gibt vier Stellen, an denen wir Standard-Software regelmäßig scheitern sehen. Wenn Sie sich in zwei der vier wiedererkennen, lohnt die Diskussion über eine eigene Lösung.

1. Der Workflow muss sich nach dem Tool richten, nicht umgekehrt

Sie kaufen eine Software, weil sie 90 Prozent von dem kann, was Sie brauchen. Bei den letzten 10 Prozent stellen Sie fest: Das geht nur, wenn Sie Ihren Prozess anpassen. Wenn das einmal passiert, ist es ein guter Deal. Wenn das in jeder zweiten Funktion passiert, arbeiten Sie für die Software, nicht umgekehrt.

Die Bitkom/ZDH-Umfrage aus dem Jahr 2022 hat genau diesen Punkt gemessen: 81 Prozent der befragten Handwerksbetriebe halten viele digitale Anwendungen auf dem Markt für überdimensioniert für den eigenen Betrieb. Das ist kein Zufall, das ist Architektur. Ein Tool, das tausende Betriebe gleichzeitig bedienen soll, kann nicht für jeden einzelnen passend gebaut sein.

2. Per-User-Pricing skaliert mit jeder Einstellung

Das ist die Mathematik, die Anbieter nicht aktiv vorrechnen. Ein australischer Branchen-Vergleich, den wir oft als Beispiel nehmen: Ein 4-Mann-Elektrobetrieb zahlt bei Tradify Pro rund 208 USD im Monat, derselbe Betrieb zahlt bei ServiceM8 Growing rund 79 USD bei unbegrenzten Nutzern. Bei 6 Mitarbeitern wird die Lücke noch größer (Quelle: Stackpick.com.au, Tradify Review 2026). Die Zahlen ändern sich, das Muster bleibt: Per-Seat-Modelle skalieren mit Ihrem Wachstum mit, Pauschalmodelle nicht.

Wer in den nächsten drei Jahren wachsen will, sollte das in die Rechnung einbeziehen, nicht nur die aktuelle Mitarbeiterzahl.

3. Integration in vorhandene Systeme ist umständlich

Standardsoftware redet selten mit Ihren bestehenden Tools so, wie Sie es brauchen. „Wir haben eine Schnittstelle zu DATEV" heißt nicht, dass diese Schnittstelle die Lohnarten abbildet, mit denen Sie buchen. „Es gibt einen Webhook" heißt nicht, dass er die Felder enthält, die Sie für die Bauakte brauchen.

In großen Projekten kommt es regelmäßig dazu, dass die Integration mehr Aufwand verursacht als das Tool selbst. Ab diesem Punkt ist die Frage nicht mehr theoretisch.

4. Sie verkaufen das Tool an Ihre Mitarbeiter weiter

Das ist der weichste, aber oft entscheidende Punkt. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter überzeugen müssen, dass das Tool besser ist als das, was sie vorher hatten, und wenn diese Diskussion nicht aufhört, ist das ein Signal. Ein gutes Tool fühlt sich für die, die damit arbeiten, richtiger an als der vorherige Workflow. Eines, das nur in Tabellenkalkulationen besser aussieht, scheitert leise.

Die ehrliche Pricing-Mathematik

Wir haben in Erstgesprächen mit Mittelständlern eine einfache Rechnung etabliert, die fast immer aufschlussreich ist:

1. Was zahlen Sie heute pro Monat an Lizenzen für alle relevanten Tools (Branchen-Software, DMS, CRM, Stundenerfassung)?
2. Wie viele Stunden pro Woche gehen für Workarounds drauf, weil eine Funktion fehlt oder umständlich ist?
3. Wie viele Mitarbeiter kommen in den nächsten zwei Jahren realistisch dazu?

Wenn die Antworten auf 1 und 3 einen Lizenz-Block von mehr als 15.000 € pro Jahr ergeben, und Punkt 2 nennt mehr als drei Stunden, lohnt sich die Custom-Diskussion. Unter diesen Schwellen lohnt sie sich selten.

Realistisch starten kleinere Custom Web-Apps bei rund 15.000 € Erstinvestition. Wartung und Hosting liegen typischerweise bei einigen tausend Euro pro Jahr — unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Das ist die Zahl, die in den Vergleich gehört.

Vier Fragen, die die Entscheidung in jedem Erstgespräch treffen

Wenn ein Mittelständler unsicher ist, gehen wir diese vier Fragen durch. Wenn drei mit „ja" beantwortet werden, ist Custom realistisch. Wenn drei mit „nein", bleibt Standard das Bessere.

1. Haben Sie einen Workflow, der Ihr Geschäft differenziert? Etwas, das Sie anders machen als der Mitbewerb und das Sie deswegen behalten wollen?
2. Ist die Mitarbeiterzahl größer als 15, oder wird sie es bald sein?
3. Brauchen Sie Integrationen, die über die Standard-Schnittstellen hinausgehen (DATEV-Lohnarten, ERP-spezifische Felder, eigene Bauakten-Logik)?
4. Ist absehbar, dass Sie länger als drei bis fünf Jahre mit der Lösung arbeiten werden?

Wer ehrlich vier Mal „nein" sagt, ist mit Standard-Software besser bedient. Wer vier Mal „ja" sagt, hat fast garantiert eine eigene App auf dem mittelfristigen Plan.

Drei reale Konstellationen

Aus laufenden Projekten, anonymisiert, drei typische Muster:

Konstellation A: SHK-Betrieb, 8 Mitarbeiter

Wir haben dem Betrieb geraten, bei seinem aktuellen Tool zu bleiben und stattdessen einen kleinen Automatisierungs-Workflow für die Anfrage-Vorqualifizierung dazuzubauen — das war das eigentliche Problem. Eine Custom-App hätte hier mehr gekostet als gebracht. Wie so eine Vorqualifizierung in einer angrenzenden Branche aussieht, beschreiben wir im Großhandel-Beitrag.

Konstellation B: Schreinerei, 35 Mitarbeiter

Per-User-Pricing bei der vorhandenen Branchen-Software wurde mit jeder Einstellung teurer, gleichzeitig fehlten drei Funktionen rund um Auftrags- und Stücklisten-Verwaltung. Wir haben eine eigene Web-App gebaut, die genau das abbildet, parallel zum bestehenden Tool. Nach einem Jahr wurde das Standard-Tool stillgelegt. Der Migrationsweg ist im Detail in Auftragsverwaltung in der Schreinerei beschrieben.

Konstellation C: Steuerkanzlei, 22 Mitarbeiter

Hier war die Situation gemischt: Die DATEV-Welt ist nicht ersetzbar, aber rundherum gab es viel Excel-Arbeit. Wir haben nicht das Hauptsystem ersetzt, sondern eine eigene Schicht für Belegworkflow und Mandanten-Portal gebaut, die mit DATEV spricht. Standard und Custom nebeneinander, jeweils dort, wo es Sinn ergibt. Mehr dazu im Belegworkflow-Beitrag.

Was wir Betrieben am häufigsten raten

Drei Sätze, die fast immer fallen:

• Wechseln Sie nicht aus Frust. Ein Software-Wechsel aus Wut auf das aktuelle Tool ist fast immer der falsche Auslöser. Erst das Problem klar machen, dann die Lösung wählen.
• Bauen Sie nicht für die nächsten zehn Jahre. Eine eigene App, die genau das abbildet, was Sie heute brauchen, ist leichter erweiterbar als eine, die alles vorab kann. Mehr dazu in Excel ablösen im Mittelstand.
• Holen Sie eine zweite Meinung — von jemandem, der nichts zu verkaufen hätte. Wir versuchen das selbst zu sein: Wenn Standard reicht, sagen wir es. Wir leben besser von Projekten, die richtig zugeschnitten sind, als von Aufträgen, die ein halbes Jahr später als Fehlinvestition gelten.

Wenn Sie gerade vor genau dieser Entscheidung stehen, lassen Sie uns kurz darüber reden. Wir nehmen uns 30 Minuten Zeit und sagen Ihnen ehrlich, ob ein Wechsel sich lohnt, ob eine eigene App in Ihrer Größenordnung Sinn ergibt, oder ob die Antwort vielleicht ist, das aktuelle Tool einfach besser auszunutzen.