Wie ein Projekt mit stakk abläuft: Go-Live

„Wie läuft so ein Projekt bei euch eigentlich genau ab?" Diese Frage hören wir in fast jedem Erstgespräch, meist nach 20 Minuten, wenn das fachliche Problem geklärt ist. Sie kommt immer von Inhabern oder Geschäftsführern, die schon einmal ein Software-Projekt erlebt haben, das in PowerPoint-Pitches und Meilenstein-Schaubildern verschwunden ist.

Wir verstehen die Vorsicht. Laut der IONOS KMU-Digitalisierungsstudie 2026 nennen 55 Prozent der mittelständischen Betriebe Bürokratie und 52 Prozent die Kosten als Hauptbremse bei Digitalisierungsprojekten. Beides hat dieselbe Wurzel: zu viel Prozess, zu wenig Sichtbarkeit.

Dieser Beitrag beschreibt deshalb, was bei uns konkret passiert, von der ersten 30-minütigen Erstgesprächs-Session bis zum Go-Live des MVP. Wer entscheidet wann, was Sie liefern, was wir liefern, und wann ein Projekt sauber enden kann.

Phase 0: Das Erstgespräch (30 Minuten, kostenlos)

Das Erstgespräch ist eine Video-Konferenz oder ein Telefonat. 30 Minuten, kostenlos, ohne Folgeverpflichtung. Wir gehen drei Fragen durch: Welches Problem soll konkret gelöst werden, wie sieht der heutige Workflow aus, und welche Tools sind heute im Einsatz. Mehr ist es nicht.

Drei Mal im letzten Quartal haben wir nach diesem Gespräch geraten, nicht mit uns zu arbeiten. Einmal war Standardsoftware die bessere Antwort, einmal war das Problem ein Personal-Thema, einmal hätte ein Excel-Cleanup für einen Bruchteil des Budgets gereicht. Wir leben besser von richtig zugeschnittenen Projekten als von Aufträgen, die ein halbes Jahr später als Fehlinvestition gelten.

Was Sie aus dem Erstgespräch mitnehmen:

• Eine ehrliche Einschätzung, ob das Projekt mit uns Sinn ergibt
• Eine grobe Größenordnung für Aufwand und Kosten (Spanne, kein Festpreis)
• Einen Hinweis auf passende Förderprogramme, falls zutreffend
• Eine klare nächste Handlung: entweder Scope-Workshop oder Empfehlung an einen besseren Anbieter

Wer nach dem Erstgespräch unsicher ist, bekommt einen schriftlichen Folgebrief mit den Eckpunkten. Das ist kein Angebot, sondern eine Gedächtnisstütze, mit der Sie intern weiterdenken können. Falls Excel-Wildwuchs der Auslöser ist, ist Excel ablösen im Mittelstand der passende Folge-Beitrag.

Phase 1: Der Scope-Workshop (2 bis 3 Stunden)

Wenn beide Seiten weitermachen wollen, kommt der Scope-Workshop. Zwei bis drei Stunden, vor Ort oder remote, mit den Personen, die später mit der App arbeiten. Das ist der wichtigste Termin im gesamten Projekt. Hier wird entschieden, was in Version 1 hineingeht und was bewusst draußen bleibt.

Wir bringen einen leeren Whiteboard-Plan mit, Sie bringen die Power-User. Konkret diejenigen, die das Problem heute kennen: die Person, die die kritische Excel-Datei seit Jahren pflegt, der Meister, der den Werkstattzettel täglich ausfüllt, die Buchhaltungskraft mit dem Belegworkflow. Wer hier fehlt, fehlt später als blinder Fleck.

Was im Workshop entsteht

Am Ende des Workshops haben wir drei Dokumente. Sie sind kurz, oft nur drei bis fünf Seiten, und in Alltagssprache geschrieben:

• Scope-Liste: Was Version 1 können muss. Maximal sieben Funktionen, priorisiert.
• Nicht-Scope-Liste: Was bewusst nicht in Version 1 kommt. Diese Liste ist gleich wichtig.
• Skizze der Datenstruktur: Welche Objekte gibt es (Auftrag, Kunde, Bauteil), und wie hängen sie zusammen.

Auf dieser Grundlage entsteht innerhalb von drei bis fünf Werktagen ein Festpreis-Angebot mit Zeitplan. Keine Stunden-Schätzung mit Pufferaufschlag, sondern eine konkrete Zahl mit einer Spanne für Risiko-Posten. Realistische Spannen für Web-Apps im Mittelstand: kleinere Tools ab 2.500 €, eine Web-App mit Datenbank ab 2.500 € je nach Umfang, komplexere Systeme individuell je nach Projektumfang.

Phase 2: Der MVP-Bau (4 bis 8 Wochen)

Der MVP ist der Kern der Arbeit. Vier bis acht Wochen, gerechnet ab Vertragsunterzeichnung. Wir arbeiten in zwei-Wochen-Sprints. Am Ende jedes Sprints gibt es eine klickbare, funktionsfähige Zwischenversion, die Sie und Ihre Power-User testen.

Das ist kein PowerPoint-Status. Sie öffnen einen Link, Sie loggen sich ein, Sie probieren aus, was bisher gebaut ist. Was nicht funktioniert, landet auf einer Liste. Was zu kompliziert ist, landet auf einer anderen. Beide Listen werden im nächsten Sprint abgearbeitet.

Wer entscheidet was

Eine klare Rollentrennung verhindert die häufigsten Reibungspunkte:

• Sie entscheiden über: Fachliche Logik, Beschriftungen, Workflow-Reihenfolge, welche Felder Pflicht sind.
• Wir entscheiden über: Technologie-Wahl, Datenbank-Struktur, Hosting, Sicherheits-Setup.
• Gemeinsam entscheiden: Was bei knappem Zeitbudget gestrichen wird, wenn ein neuer Wunsch aufkommt.

Diese Trennung klingt selbstverständlich. In der Praxis ist sie der häufigste Grund, warum Projekte aus dem Ruder laufen: Wenn Entscheidungen unklar verteilt sind, wartet jeder auf den anderen. Wir vereinbaren die Verteilung deshalb schriftlich vor Sprint 1.

Was Sie in dieser Phase liefern

Während der MVP-Phase brauchen wir von Ihrer Seite ungefähr zwei Stunden pro Woche. Konkret: einen wöchentlichen 30-Minuten-Termin für Demo und Feedback, zusätzlich rund 90 Minuten verteilt für Rohdaten, Beispiel-Dateien und kurzfristige Fachfragen. Mehr nicht. Wer mehr Zeit investieren will, kann das tun, aber es ist nicht nötig.

Beispiele, was wir konkret brauchen: eine Kopie der bestehenden Excel, ein paar exemplarische Angebote als PDF, das aktuelle DATEV-Logo in besserer Auflösung, eine Liste der typischen Sonderfälle, die uns sonst durchgehen würden. Wer komplexe Bestandsdaten migrieren will, findet im Beitrag Auftragsverwaltung in der Schreinerei ein konkretes Beispiel.

Phase 3: Der Pilotbetrieb (3 bis 6 Wochen)

Wenn der MVP funktional fertig ist, beginnt der Pilotbetrieb. Drei bis sechs Wochen, in denen die App im echten Alltag genutzt wird, parallel zum bestehenden Tool oder zur alten Excel. Wahlweise mit allen Mitarbeitern oder zunächst nur mit einer Pilotgruppe von zwei bis vier Personen.

Diese Phase ist undankbar zu kommunizieren, weil sie nach außen wenig sichtbar ist. Sie ist aber der ehrlichste Test: Trägt die App im täglichen Betrieb, oder fühlt sie sich nach drei Tagen umständlich an? Wer Pilot überspringt und direkt Vollbetrieb startet, korrigiert teurer.

Was im Pilot gemessen wird

Wir vereinbaren vor dem Pilot drei bis fünf Erfolgskriterien. Sie sind konkret und messbar, nicht „die App muss gut sein". Beispiele aus realen Projekten:

• Ein Auftrag wird in weniger als drei Minuten vollständig angelegt
• Doppeleingaben gegenüber der alten Excel sinken auf null
• Mindestens 80 Prozent der Pilot-Nutzer öffnen die App täglich
• Reporting-Aufwand sinkt von drei Stunden auf unter eine Stunde pro Woche

Werden die Kriterien erreicht, geht es in den Vollbetrieb. Werden sie nicht erreicht, gibt es einen Korrektur-Sprint, der im Festpreis enthalten ist. Wir gehen in den Vollbetrieb erst, wenn die Zahlen stimmen, nicht wenn der Kalender sagt, dass es Zeit ist.

Phase 4: Iteration und Optimierung

Nach Go-Live beginnt die Optimierung. Nicht vorher. Das ist der Punkt, an dem 90 Prozent der gescheiterten Software-Projekte falsch abbiegen: Sie optimieren in Version 1, statt zu liefern. Laut MIT NANDA 2025 gehen nur 5 Prozent aller GenAI-Pilotprojekte in den Regelbetrieb über. Die häufigste Ursache: zu viel Anspruch in Phase 1, zu wenig Iteration nach Phase 1.

Wir arbeiten in dieser Phase in zwei-Wochen-Sprints, aber kleiner: typischerweise ein bis drei Wartungs-Tickets pro Sprint, kein neuer großer Funktionsblock. Sie sammeln Wünsche, wir bewerten Aufwand, gemeinsam priorisieren wir.

Wie die Iteration konkret aussieht

Drei typische Bausteine in den ersten sechs Monaten nach Go-Live:

• Komfort-Verbesserungen: Klicks reduzieren, Tastaturkürzel, schnellere Suche. Klein, häufig, sofort spürbar.
• Reports und Auswertungen: Was wir bewusst aus Version 1 herausgehalten haben, weil es ohne echte Nutzungsdaten kaum gut zu bauen war.
• Automatisierungen: KI-gestützte Anreicherung von Anfragen, automatische E-Mail-Antworten, Plausibilitäts-Checks. Mehr dazu in Welche Prozesse sollten Sie zuerst automatisieren.

Laut Deloitte State of AI 2026 melden 66 Prozent der Unternehmen Produktivitätsgewinne durch gezielte KI-Einsätze, nicht durch breite Strategie-Programme. Genau diese gezielten Einsätze sind das, was nach Go-Live in die App wandert, sobald die Basis trägt.

Was Sie liefern, was wir liefern

Eine kompakte Übersicht, weil diese Verteilung im Erstgespräch oft die offenste Frage ist.

Was wir von Ihnen brauchen

• Einen festen Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnis (kein Projekt-Komitee)
• Zugang zu zwei bis drei Power-Usern für Tests und Rückfragen
• Rohdaten: bestehende Excel-Dateien, Beispiel-Belege, Tool-Exports
• Ungefähr zwei Stunden pro Woche während der MVP-Phase
• Ein klares „Ja" oder „Nein" bei Freigabe-Fragen, idealerweise innerhalb von 48 Stunden

Was wir liefern

• Eine Custom Web-App nach Maß, gehostet in der EU
• Wöchentliche Demo und schriftliches Status-Update
• Quellcode-Zugang nach Go-Live (Sie sind Eigentümer)
• Dokumentation für interne IT oder Folgepartner
• Eine Schulung für Power-User vor dem Pilotbetrieb (90 Minuten, vor Ort oder remote)
• Optional einen Wartungsvertrag mit festem Stundenkontingent pro Monat

Diese Liste klingt selbstverständlich. Sie ist es nicht. Wir haben Projekte gesehen, in denen Kunden nach Go-Live keinen Quellcode-Zugang hatten und damit beim Anbieter gefangen waren. Das ist bei uns nicht der Fall, weder vertraglich noch technisch.

Wann das Projekt sauber enden kann

Ein Projekt mit uns muss nicht ewig dauern. Wir sehen drei klare Endpunkte, an denen eine Zusammenarbeit auslaufen kann, ohne dass etwas fehlt.

Endpunkt 1: Nach dem MVP

Wer den MVP bekommt, die App stabil im Alltag nutzt, und keine kurzfristige Weiterentwicklung braucht, ist nach Phase 3 fertig. Hosting können Sie selbst übernehmen oder an einen IT-Dienstleister geben. Wartung läuft optional über uns oder über einen anderen Partner Ihrer Wahl.

Endpunkt 2: Nach einer Iterationsrunde

Wer nach Go-Live noch eine Runde Optimierung machen möchte, typisch über drei bis sechs Monate, danach aber genug hat, beendet die Zusammenarbeit nach der zweiten Iteration. Das ist häufig die ehrlichste Variante: Die App ist rund, die größten Komfort-Themen sind gelöst, der Bedarf an externer Entwicklung sinkt.

Endpunkt 3: Langfristige Partnerschaft

Manche Kunden bleiben über Jahre. Typisch dann, wenn es nach der ersten App eine zweite gibt, oder wenn größere Erweiterungen geplant sind. In dieser Konstellation wird die Wartung zur Daueraufgabe und neue Module kommen alle sechs bis zwölf Monate dazu.

Wir versuchen, im Erstgespräch ehrlich zu sagen, welcher der drei Endpunkte realistisch ist. Wer einmalig eine Excel ablöst, wird selten Endpunkt 3 erreichen, und das ist gut so.

Fördermittel: Was wir prüfen, ohne dass wir sie verkaufen

Förderprogramme sind kein Argument, ein Projekt zu starten, das sonst keinen Sinn ergäbe. Sie sind aber ein realer Hebel, wenn die Entscheidung ohnehin steht. Aktuelle Förderprogramme für Digitalisierung und KI lassen sich über die Förderdatenbank des Bundes nach Standort und Projektart filtern.

Es gibt zunehmend KI-spezifische Förderprogramme auf Bundes- und Landesebene. Welche konkret passen, hängt vom Standort und Projekttyp ab. Wir besprechen passende Optionen im Scope-Workshop und benennen die formalen Voraussetzungen. Welche KI-Pilotprojekte realistisch fördersinnvoll sind, bespreche ich im Detail im Beitrag Wenn ein KI-Pilot gescheitert ist.

1. Woche 0

   30 Minuten kostenlos. Wir klären ob und wo ein Projekt Sinn ergibt.

2. Woche 1-2

   2-3 Stunden. Anforderungen, Abgrenzung, erster Aufwand.

3. Woche 2-8

   Iterativer Aufbau des Minimum Viable Products in 4-8 Wochen.

4. Woche 8-14

   3-6 Wochen mit echten Nutzern. Feedback einbauen, Stabilität prüfen.

5. Ab Woche 14

   Produktiver Betrieb. Optional: Weiterentwicklung in 2-Wochen-Sprints.

1. Woche 0

   30 Minuten kostenlos. Wir klären ob und wo ein Projekt Sinn ergibt.

2. Woche 1-2

   2-3 Stunden. Anforderungen, Abgrenzung, erster Aufwand.

3. Woche 2-8

   Iterativer Aufbau des Minimum Viable Products in 4-8 Wochen.

4. Woche 8-14

   3-6 Wochen mit echten Nutzern. Feedback einbauen, Stabilität prüfen.

5. Ab Woche 14

   Produktiver Betrieb. Optional: Weiterentwicklung in 2-Wochen-Sprints.

Häufige Fragen zum Projektablauf

Wie lange dauert ein Projekt mit stakk vom Erstgespräch bis Go-Live? Vom Erstgespräch bis zum produktiven MVP rechnen wir mit vier bis acht Wochen. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten, der Scope-Workshop zwei bis drei Stunden, der MVP-Bau vier bis acht Wochen, danach drei bis sechs Wochen Pilotbetrieb. Längere Projekte gibt es, sie sind aber nicht die Regel.

Was kostet ein typisches Custom-Software-Projekt im Mittelstand? Kleine Tools starten ab 2.500 €, Web-Apps mit Datenbank ab 2.500 € je nach Umfang, komplexere Systeme individuell je nach Projektumfang. Wir arbeiten mit Festpreisen je Projektphase. Wartung und Hosting sind individuell je nach Projektscope.

Welche Fördermittel sind nutzbar? Aktuelle Förderprogramme für Digitalisierung und KI lassen sich über die Förderdatenbank des Bundes nach Standort und Projektart filtern. Wir prüfen die Eignung im Scope-Workshop und benennen die formalen Voraussetzungen, ohne Förderversprechen zu machen.

Was muss der Kunde selbst beisteuern? Einen festen Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnis, Zugang zu zwei bis drei Power-Usern für Tests, Rohdaten oder eine Beispiel-Excel-Datei, und etwa zwei Stunden pro Woche während der MVP-Phase für Feedback und Freigaben. Wer mehr investieren will, kann das tun, ist aber nicht nötig für ein erfolgreiches Projekt.

Was passiert nach Go-Live, läuft die Zusammenarbeit weiter? Optional. Wartung und Hosting sind individuell je nach Projektscope. Wer keine Weiterentwicklung mehr braucht, bekommt den Quellcode und kann die App allein oder mit einem anderen Partner pflegen. Wir versuchen, die ehrliche Endperspektive schon im Erstgespräch zu benennen.

Wenn Sie gerade konkret vor einem Custom-Software-Projekt stehen und wissen wollen, ob unser Ablauf zu Ihrer Situation passt: Wir nehmen uns die 30 Minuten Erstgespräch gerne. Sie vereinbaren den Termin direkt über die Kontaktseite, oder lesen vorher noch einmal, wie wir Custom Web-Apps konkret bauen. Wer am Ende erfährt, dass Standardsoftware passt, hat 30 Minuten investiert und Klarheit gewonnen. Das ist kein schlechter Tausch.