Projektcontrolling im Architekturbüro: Web-App

In den meisten Architekturbüros, mit denen wir sprechen, lebt das Projektcontrolling in einer Excel-Datei und in den Köpfen von zwei Personen. Stundenzettel werden am Monatsende eingesammelt, in eine zweite Tabelle übertragen, gegen die HOAI-Phasen verrechnet und am Quartalsende ausgewertet. Wenn ein Projekt kippt, sieht man es oft erst bei der Schlussrechnung.

Dazwischen liegen Plan-Versionen in E-Mail-Anhängen, in der Cloud, auf dem Server und im Posteingang des Bauleiters. Welche Version aktuell ist, weiß meistens nur die Projektleitung. Wenn sie im Urlaub ist, niemand. Den allgemeinen Übergangs-Pfad, den wir in mittelständischen Betrieben fahren, beschreibt Excel ablösen im Mittelstand ausführlicher.

Wo es im Büroalltag hängt

Vier Schmerzpunkte tauchen praktisch immer auf:

1. Stundenerfassung als Pflichtübung. Mitarbeitende tragen Zeiten am Freitagabend oder am Monatsletzten ein, oft auf Papier. Die Zuordnung zu Projekt und HOAI-Phase ist Schätzung, keine Erfassung. Bis die Stunden in der Auswertung landen, sind sie zwei bis vier Wochen alt.
2. HOAI-Phasen werden manuell verfolgt. In einer Spalte steht der Honoraranteil, in der nächsten der Stand. Ob Leistungsphase 5 zu 80 oder zu 110 Prozent verbraucht ist, sieht man nur, wenn jemand aktiv rechnet.
3. Wirtschaftlichkeit erst bei Schlussrechnung sichtbar. Wenn am Ende festgestellt wird, dass Phase 8 doppelt so viele Stunden gefressen hat wie kalkuliert, ist der Verlust gebucht. Eingreifen war nicht möglich, weil niemand es früher gesehen hat.
4. Pläne und Versionen verteilt. Grundriss_EG_v7_final_BL.pdf liegt im Mailpostfach, v8 auf dem Server, v9_FREIGABE in der Cloud. Welche Version auf der Baustelle gilt, klärt im Zweifel ein Anruf.

Das ist nicht die Stelle, an der ein voll ausgebautes Büromanagement-System hilft. Es ist die Stelle, an der eine schlanke Web-App, die genau diese vier Themen löst, den größten Hebel hat.

Was ein realistisches System leisten muss

Wir bauen für Architekturbüros bewusst keine "Branchenlösung mit allem". Wir bauen ein System, das in unter sechs Monaten live ist und genau die vier Schmerzpunkte oben adressiert. Bei Custom Web-Apps für den Mittelstand hat sich diese Mindestliste etabliert:

• Projektstamm mit HOAI-Phasen. Pro Projekt sind die beauftragten Leistungsphasen mit Honoraranteilen hinterlegt. Wer ein neues Projekt anlegt, klickt die relevanten Phasen an, der Rest rechnet sich automatisch.
• Stundenerfassung mit Projekt- und Phasenzuordnung. Erfassung im Browser oder am Smartphone, Wochenansicht, Sperrfrist nach Genehmigung. Stundensätze sind je Rolle hinterlegt.
• Soll-Ist-Cockpit pro Projekt und Phase. Eine Ampel zeigt für jedes Projekt und jede Phase, wie viel Honorar verbraucht ist. Grün, gelb, rot, ohne dass jemand Excel öffnet.
• Plan-Versionierung an einer Stelle. Pläne werden am Projekt hochgeladen, die Version automatisch hochgezählt. Wer die aktuelle Version braucht, findet sie an einer Stelle.
• Saubere Rechteverwaltung. Projektleitung sieht ihre Projekte, Geschäftsführung sieht alles, Mitarbeitende sehen ihre eigene Zeiterfassung.
• DATEV-Schnittstelle. Stunden, Auslagen und Honorarrechnungen wandern in die Buchhaltung, ohne Doppeleingabe.
• Audit-Spur. Wer hat wann was geändert, ist nachvollziehbar. Wichtig für die Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022.

Mehr braucht es zum Start nicht. Vor allem nicht: ein Modul für CRM, eines für Bewerbermanagement, eines für Vertragsverwaltung. Das kommt später, wenn überhaupt. Welche Pflichten dazu gehören, fassen wir in Zeiterfassungspflicht und Stundenzettel im Mittelstand zusammen.

Der Hebel-Schritt: bei der Stundenerfassung anfangen

Wenn wir mit Inhabern reden, ist die Versuchung groß, mit dem Soll-Ist-Cockpit zu starten. Es ist die sichtbare Funktion, die die Geschäftsführung sofort versteht. Aber das Cockpit ist nur so gut wie die Daten, die hineinfließen. Und die kommen aus der Stundenerfassung.

Deshalb fangen wir fast immer hier an. Drei Gründe:

• Daten in Echtzeit, nicht im Monatsrhythmus. Wenn Zeiten täglich erfasst werden, ist die Auswertung am Monatsende kein Rätselraten mehr.
• Akzeptanz im Team. Eine Erfassung, die in zwei Minuten erledigt ist, wird gemacht. Eine, die am Freitagabend zwanzig Minuten dauert, wird geschätzt.
• Saubere Grundlage für die HOAI-Phase. Erst wenn jede Stunde einer Leistungsphase zugeordnet ist, lässt sich der Verbrauch pro Phase berechnen.

Eine Stundenerfassung muss deshalb nicht spektakulär aussehen. Sie muss vor allem schnell sein (unter zwei Minuten pro Tag), eindeutig sein (Projekt und Phase pflichtweise) und mobil funktionieren (Erfassung von der Baustelle aus). Das sind drei Anforderungen, die viele Standardlösungen nicht erfüllen, weil sie für den Schreibtisch entworfen wurden.

Wie der Übergang in der Praxis aussieht

Wir bauen solche Web-Apps nicht in einem großen Wurf. Bei Architekturbüros hat sich folgender Pfad als belastbar erwiesen:

1. Wochen 1 bis 4: Projektstamm und HOAI-Phasen. Projektliste, Honoraranteile pro Leistungsphase, einfache Rechteverwaltung. Die bestehenden Projekte werden einmalig importiert, neue Projekte direkt in der App angelegt.
2. Wochen 5 bis 8: Stundenerfassung produktiv. Mitarbeitende erfassen Zeiten am Smartphone oder im Browser. Wochenansicht, Sperrfrist, Genehmigungsworkflow. Ab Woche acht laufen die Papier-Stundenzettel aus.
3. Wochen 9 bis 12: Soll-Ist-Cockpit. Pro Projekt und Phase eine Ampel, ein Resthonorar, ein Verbrauchsprozent. Geschäftsführung und Projektleitung haben ihren wöchentlichen Blick.
4. Ab Monat 4: Plan-Versionierung und DATEV-Schnittstelle. Pläne wandern aus E-Mail und Cloud-Ordnern an das Projekt. Stunden und Auslagen wandern in die Buchhaltung.

Diese Reihenfolge ist nicht dogmatisch, aber sie hat einen Grund. Nach jeder Etappe ist etwas produktiv nutzbar. Das ist der Unterschied zwischen einem Projekt, das nach acht Wochen Wirkung zeigt, und einem, das nach achtzehn Monaten noch in der Einführung steckt. Eine Bitkom-Umfrage zum Handwerk und Mittelstand zeigt, dass digitalisierungswillige Betriebe am häufigsten an zu groß gedachten Erstprojekten scheitern.

1. 01

   Wochen 1-4

   Projektstamm & HOAI-Phasen

   Projektliste mit beauftragten Leistungsphasen, Honoraranteilen und einfacher Rechteverwaltung. Bestehende Projekte werden einmalig importiert, neue direkt in der App angelegt. Projektleitung, Geschäftsführung und Sekretariat sehen denselben Stand.

2. 02

   Wochen 5-8

   Stundenerfassung mit Phasenzuordnung

   Mitarbeitende erfassen Zeiten am Smartphone oder im Browser, mit Wochenansicht, Sperrfrist und Genehmigungsworkflow. Jede Stunde ist einem Projekt und einer Leistungsphase zugeordnet. Ab Woche acht laufen die Papier-Stundenzettel aus.

3. 03

   Wochen 9-12

   Soll-Ist-Cockpit je Projekt

   Pro Projekt und Phase eine Ampel: geleistete Stunden gegen Phasen-Budget, Resthonorar, Verbrauch in Prozent. Geschäftsführung und Projektleitung haben ihren wöchentlichen Blick, ohne Excel zu öffnen. Frühwarnung statt Schlussrechnungs-Schock.

4. 04

   ab Monat 4

   Plan-Versionierung & DATEV

   Pläne wandern aus E-Mail-Threads und Cloud-Ordnern an das Projekt, Versionen werden automatisch hochgezählt. Eine saubere DATEV-Schnittstelle übergibt Stunden und Auslagen an die Buchhaltung, ohne Doppeleingabe.

1. 01

   Wochen 1-4

   Projektstamm & HOAI-Phasen

   Projektliste mit beauftragten Leistungsphasen, Honoraranteilen und einfacher Rechteverwaltung. Bestehende Projekte werden einmalig importiert, neue direkt in der App angelegt. Projektleitung, Geschäftsführung und Sekretariat sehen denselben Stand.

2. 02

   Wochen 5-8

   Stundenerfassung mit Phasenzuordnung

   Mitarbeitende erfassen Zeiten am Smartphone oder im Browser, mit Wochenansicht, Sperrfrist und Genehmigungsworkflow. Jede Stunde ist einem Projekt und einer Leistungsphase zugeordnet. Ab Woche acht laufen die Papier-Stundenzettel aus.

3. 03

   Wochen 9-12

   Soll-Ist-Cockpit je Projekt

   Pro Projekt und Phase eine Ampel: geleistete Stunden gegen Phasen-Budget, Resthonorar, Verbrauch in Prozent. Geschäftsführung und Projektleitung haben ihren wöchentlichen Blick, ohne Excel zu öffnen. Frühwarnung statt Schlussrechnungs-Schock.

4. 04

   ab Monat 4

   Plan-Versionierung & DATEV

   Pläne wandern aus E-Mail-Threads und Cloud-Ordnern an das Projekt, Versionen werden automatisch hochgezählt. Eine saubere DATEV-Schnittstelle übergibt Stunden und Auslagen an die Buchhaltung, ohne Doppeleingabe.

Wann es sich rechnet

Eine eigene Web-App fürs Projektcontrolling ist nicht für jedes Büro der richtige Schritt. Faustregel aus unserer Arbeit:

• Sie sind mindestens sechs bis acht Personen, die regelmäßig Stunden auf Projekte buchen.
• Sie fahren parallel mehr als zehn aktive Projekte, mindestens drei davon über mehrere HOAI-Phasen.
• Es gab in den letzten zwölf Monaten mindestens ein Projekt, bei dem die Wirtschaftlichkeit erst bei der Schlussrechnung sichtbar wurde und negativ ausfiel.
• Sie haben sich schon einmal eine Bürosoftware angesehen und abgelehnt, weil sie zu sperrig, zu teuer oder zu fremd war.

Wenn drei dieser vier Punkte zutreffen, lohnt sich der Schritt fast immer. Bei zwei Punkten oft noch nicht. Eine Web-App im mittleren fünfstelligen Bereich zahlt sich erfahrungsgemäß in zwölf bis achtzehn Monaten zurück, wenn die wöchentliche Soll-Ist-Sicht ein bis zwei kippende Projekte pro Jahr früh sichtbar macht.

Die Kostendimension ist überschaubar: Eine schlanke Web-App mit den oben genannten Mindestanforderungen bewegt sich zwischen 20.000 und 60.000 Euro, je nach Tiefe der DATEV-Anbindung und Komplexität der Honorarstruktur. Aktuelle Förderprogramme für Digitalisierung und KI lassen sich über die Förderdatenbank des Bundes nach Standort und Projektart filtern. Auf was sich Förderung lohnt und auf was nicht, erläutern wir in Welche Prozesse zuerst automatisieren.

Was wir Architekturbüros meistens raten

Drei Dinge, die wir in fast jedem Erstgespräch sagen:

• Bauen Sie das Cockpit nicht vor der Stundenerfassung. Ein Soll-Ist-Cockpit ohne saubere Stundenerfassung ist eine teure Attrappe. Erst die Datengrundlage, dann die Auswertung.
• Halten Sie die Honorarlogik einfach. Versuchen Sie nicht, alle HOAI-Sonderfälle, Pauschalen, Boni und Maluse in der Version eins abzubilden. Die 80 Prozent der Standardfälle reichen für den Start.
• Lassen Sie die Projektleitung im Boot. Wer die Stunden seines Teams jeden Freitag prüft, weiß, ob die Erfassung sie unterstützt oder behindert. Ihr Veto wiegt mehr als drei Lasten-Heft-Seiten.

Excel hatte am Anfang Ihres Büros recht. Es muss nur seine Zuständigkeit irgendwann abgeben, sauber und ohne Drama. Eine Web-App, die genau Ihren Workflow und Ihre HOAI-Phasen abbildet, ist dafür der ehrlichste Nachfolger, den wir kennen.

Häufige Fragen

Welche Software-Funktionen braucht das Projektcontrolling in einem Architekturbüro wirklich?

Projektstamm mit HOAI-Phasen und Honoraranteilen, Stundenerfassung mit Projekt- und Phasenzuordnung, Soll-Ist-Sicht pro Projekt und Phase, Plan-Versionierung und eine DATEV-Schnittstelle. Mehr ist zum Start nicht nötig. Alles Weitere lässt sich iterativ ergänzen, sobald die Grundlage steht und das Team mit der App arbeitet.

Wie lange dauert die Einführung einer Projektcontrolling-App im Architekturbüro?

Ein gestaffelter Aufbau über vier Monate ist realistisch. Nach acht Wochen sind Projektstamm und Stundenerfassung produktiv, nach zwölf Wochen läuft das Soll-Ist-Cockpit. Ab Monat vier folgen Plan-Versionierung und DATEV-Schnittstelle. Die Arbeit steht in keiner Etappe still, jede Etappe ist sofort nutzbar.

Was kostet eine Web-App für Projektcontrolling und HOAI-Tracking?

Für ein Büro mit zehn bis dreißig Mitarbeitenden bewegt sich eine schlanke Lösung im mittleren fünfstelligen Bereich, typisch 20.000 bis 60.000 Euro. Kein Per-User-Pricing, keine ERP-Einführung. Laufende Wartung ist individuell je nach Projektscope. Aktuelle Förderprogramme für Digitalisierung und KI lassen sich über die Förderdatenbank des Bundes nach Standort und Projektart filtern.

Lohnt sich der Aufwand für kleine Büros mit fünf Mitarbeitenden?

Selten sofort. Unter fünf Personen reicht oft eine saubere Excel mit klaren Spielregeln, einer Person, die sie pflegt, und einer monatlichen Auswertung. Ab sechs bis acht Mitarbeitenden, mehreren parallelen Projekten und einer Geschäftsführung, die wöchentlich auf Soll-Ist schauen will, lohnt sich der Schritt fast immer.

Nächster Schritt

Wenn Sie gerade an einer Schlussrechnung sitzen, bei der Sie zum dritten Mal in diesem Jahr feststellen, dass eine Leistungsphase zu spät auffällt: Schreiben Sie uns kurz, woran Sie gerade sitzen. Wir antworten mit einer ehrlichen Einschätzung, nicht mit einem Angebot. Wie eine schlanke Web-App in Ihrem Büro konkret aussehen kann, beschreibt unsere Leistungsseite Custom Web-Apps.